PLAN:

INTRODUCTION

I / DEFINITION

II / PRESENTATION

III / REALISATION

A / FOND

B / FORME

IV / ROLES ET OBJECTIFS

A / ROLES

B / OBJECTIFS

V / IMPORTANCE

A / AVANTAGES

B / INCONVENIENTS

VI / EXEMPLE DE LIVRET D’ACCEUIL

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE

INTRODUCTION

L’accueil est la première étape de l’intégration. Dans une entreprise, le livret d’accueil est le premier signe donné au nouveau salarié du lien qui le relie à cette dernière.  Le livret d'accueil est un document remis à chaque nouvel arrivant d'une entreprise afin de lui présenter la structure qu'il vient d'intégrer en contrat à durée indéterminée (CDI), contrat à durée déterminée (CDD) ou en intérim. La remise de cette brochure symbolise la première étape d'intégration du salarié au sein de son entreprise. A ce titre, le livret d'accueil doit comporter différentes rubriques permettant à l'employé d'avoir à sa disposition immédiate les outils nécessaires pour s'intégrer plus facilement.

I / DEFINITION :

Le livret d’accueil assure une présentation de la structure en établissant un état précis des lieux et un inventaire rigoureux des prestations, accompagnements et interventions délivrées permettant à l’usager de disposer d’une information objective sur la gamme des services mis à sa disposition. C'est le guide de premier secours du nouvel arrivant : il doit donc lui permettre de s'orienter dans les locaux (plans), se dépêtrer au quotidien des tâches basiques (coursiers, intendance...) et peut également être un guide de référence que l'on conserve (procédures et circuits administratifs).

II / PRESENTATION :

La présentation d’un livret d’accueil de l’entreprise passe par différents processus:

- Toute première page, des informations concrètes et utiles quotidiennement : tout d'abord un petit mot  de bienvenue puis l'adresse de l'entreprise, numéro(s) de téléphone, de fax, adresse email, site internet, numéro de Siret, forme juridique, capital social, numéro de TVA intra-communautaire. Éventuellement plan d'accès depuis les transports en commun (bus, SNCF). Faire figurer les parkings publics. Numéro de ligne directe du nouvel engagé (information à compléter manuscritement), mot de passe provisoire d'accès au réseau, en adresse email qui lui a été attribuée. Éventuellement, adresse de l'intranet sur lequel le nouvel arrivant pourra trouver davantage de renseignements.

- Une brève présentation de la société : soyez succinct(e). Faites un bref historique de votre société, dressez éventuellement un organigramme de cette dernière et un plan des étages par pôle d'activité ainsi qu'une brève présentation de chacun d'eux. N'oubliez pas de mentionner clairement tous les lieux utiles à tous : bureau du DRH, salle de reprographie, salle d'impression (si imprimantes partagées en réseau), services généraux, salle fumeur, cafétéria, cantine... ;

- Les horaires de travail : même si ces derniers sont censés figurer dans le contrat de travail, une petite piqûre de rappel s'impose. Précisez également les horaires de présence de l'hôtesse d'accueil ;

- Le règlement intérieur : sa présence est particulièrement importante si vous avez instauré des règles particulières en manière d'utilisation de la messagerie, d'accès internet et de l'outil informatique ;

- L'accès aux locaux : il est important de préciser la manière d'accéder aux locaux. Faut-il être muni d'un badge ? Qui contacter en cas de perte de ce dernier ? A quelle heure les locaux sont-ils fermés ? Quelles sont les précautions à prendre si l'on travaille en dehors des horaires normaux (entrée/sortie à utiliser, alarme...) Y-a-t-il un parking ? Comment y accéder ?                                                                                                                               

- Le matériel mis à disposition : où se situe le fax ? Le photocopieur ? Codes d'accès éventuels, brefs modes d'emploi. Les téléphones : comment joindre un correspondant interne, comment obtenir une ligne extérieure, liste des principaux codes (interroger sa messagerie, renvoyer un poste, annuler un renvoi, conférence à trois...). Les fournitures : comment et quand formuler une demande particulière de fournitures, coordonnées de la personne en charge... Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition, coordonnées du service informatique. Salles de réunion et matériel : quelles sont les salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l'intérieur) ? Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ? Comment le réserver ? Est-il possible de prévoir des collations pour les clients ? Si oui, auprès de qui formuler sa demande et combien de temps à l'avance ?

- Les infos pratiques : à quelle heure le courrier est-il distribué ? Où déposer le courrier au départ et jusqu'à quelle heure ? Comment demander un coursier ? Un Chronopost ou un DHL ? Les bons de commande : où les trouver ? Qui est habilité à signer ? Circuit de transmission de l'information... Les demandes de congés/d'absence : où trouver les formulaires. Comment fonctionnent les RTT, périodes de fermeture éventuelles de l'entreprise. Numéros de téléphone utiles (taxis par exemple).

- Les avantages sociaux : la mutuelle (coordonnées, références à indiquer), la cantine, les tickets restaurants (comment fonctionnent-ils, horaires de la cantine, plan d'accès si cette dernière est située à l'extérieur, coût moyen d'un repas...), les distributeurs de             boissons/confiseries (où sont-ils situés), le Comité d'entreprise (qui contacter, si possible un exemple de leurs réalisations). D'une manière générale, veillez à ne mentionner que des informations pérennes afin d'éviter de devoir mettre à jour régulièrement votre document.

  III / REALISATION :

D'une manière générale, il est préférable de ne mentionner que des informations pérennes afin d'éviter de devoir mettre à jour régulièrement votre document. Bien que le contenu du livret varie d'une entreprise à une autre, voici une suggestion à traiter adaptable à chaque cas de figure.

A/ FOND :

Il est conseille d’optez pour des phrases courtes si l’on souhaite qu’il soit lu ainsi de privilégier les énumérations qui facilitent la lecture. Le ton de son écriture doit également être adapté à la culture de l’entreprise : s'il est de coutume de se tutoyer au sein de votre société, alors employez également le tutoiement dans votre livret d'accueil, de manière à plonger immédiatement le nouvel arrivant dans l'ambiance de la maison.

B/ FORME :

Le choix est porte de préférence sur un petit format, de façon à ce que ce document soit passe-partout. A4 au maximum, A5 de préférence. Il est possible bien sûr de passer par une imprimerie traditionnelle ou bien peut être conçu en interne. S'il s'agit d'un simple guide de premier secours, il est conseillé de ne pas dépasser une dizaine de pages. Par contre, s'il s'agit plus d'un guide de procédures, il est sans crainte possible d’augmenter le volume de pages.

IV / ROLES ET OBJECTIFS :

A / ROLES :

Il est support d’information permettant de se guider au travers de l’entreprise. Cette information se justifie d’autant plus que l’entreprise fait fréquemment appel à des salariés temporaires. Son role est de fournir : 

-  Une présentation de l’entreprise 

- Une carte d’identité : en fournissant des informations portant sur son siège social, son téléphone, son fax, son e-mail, sa direction, son effectif global, son chiffre d'affaire, son statut juridique, son capital… 

-  Une présentation de ses activités                                                                                                                               

-  Fournir des informations relatives à ses principaux clients                                                                                                                  

-  Une présentation de son organigramme

B / OBJECTIFS :

L’objectif principal de cet outil est de faciliter l’intégration du nouvel arrivant et de le rendre opérationnel le plus vite possible. Il est destiné prioritairement aux nouvelles recrues et aux stagiaires. Le livret d’accueil doit informer sommairement sur l’entreprise, son historique ses activités, son organisation et son fonctionnement, mais aussi sur les hommes et les femmes qui la composent. Il mentionne également les différents documents qui régissent le fonctionnement de l’entreprise, notamment les statuts, le règlement intérieur…Il peut aussi servir de rappel aux anciens employés et aussi a toutes les partenaires. Le livret d’accueil est destiné à garantir l’exercice effectif des droits de la personne accueillie et à prévenir notamment tout risque de maltraitance.

V / IMPORTANCE :

Si la règlementation en vigueur n'impose pas un plan détaillé du livret d'accueil, les entreprises cherchent néanmoins à y inscrire des informations indispensables pour une bonne intégration de son personnel arrivant. Ainsi, le contenu du fascicule peut se découper en plusieurs grands chapitres parmi lesquels figure la présentation de l'entreprise et de ses services. La rubrique des informations pratiques est généralement bien développée puisqu'elle permet au salarié de savoir par exemple où manger, où trouver les vêtements professionnels, comment accéder au parking... Les grands principes qui régissent l'entreprise doivent être inscrits dans le livret d'accueil : règlement intérieur, convention collective, horaires de travail. Des informations sur l'hygiène et la sécurité sont aussi mentionnées avec la définition, notamment, des lieux où le personnel peut fumer au sein de l'entreprise. Enfin, si le contenu du livret d’accueil est important, sa présentation se doit d’être propice tant à une mise à jour régulière qu’à l’attractivité qu’il doit exercer.

Il est donc conseillé d’opter pour une présentation graphique « souple » afin de garantir au document toute son actualité et d’en optimiser les coûts de production.

A / AVANTAGES :

Le livret d'accueil présente l'entreprise, son éthique, la culture d'entreprise. Il est remis à tout nouveau salarié d'une moyenne ou grande entreprise et ainsi facilite son intégration .A ce titre, le livret d’accueil constitue un excellent outil de management auquel il convient de donner toute l’importance qu’il mérite. C’est pourquoi il est conseillé de ne pas minimiser la valeur du livret d’accueil. Le document est considéré comme un aide-mémoire, un outil de référence pour le nouvel arrivant en cas de questions.

B / INCONVENIENTS :

Les principaux inconvénients seraient lies à son cout de production ainsi qu’a sa mise à jour périodique. Le document doit impérativement être actualisable facilement  qui constitue un critère important à prendre en compte dès sa conception.  

VI / EXEMPLE DE LIVRET D’ACCEUIL

CONCLUSION

Diffuser un livret d'accueil de l'entreprise est l'une des étapes du processus d'intégration des nouveaux embauchés, qu'ils soient permanents (contrat à durée indéterminée) ou temporaires (contrat à durée déterminée ou contrat de travail temporaire). Le livret d'accueil de l'entreprise constitue une base documentaire de référence qui permettra au nouvel arrivant de répondre à ses principales questions et de faciliter son intégration matérielle. Faut-il le rappeler la rédaction du livret d'accueil de l'entreprise passe par différentes étapes notamment par la détermination d'une cible, la définition des rubriques à développer, une diffusion satisfaisante et surtout la nécessité de remettre régulièrement les données à jour.