Thème : LA NOTE DE SERVICE

Présenté par :

Mouhamadou Moustapha FAYE 
  Edmée Chacha
Kanisha Nguary   
   Assiatou Angèle Kouyaté

 

Introduction

La communication interne est une des déclinaisons de la communication d’entreprise. Elle est la composante d’un système global d’organisation des flux d’informations et des échanges.

Elle ne peut être ni conçue ni pratiquée de matière indépendante. Elle accompagne la stratégie de l’entreprise, c’est-à-dire le projet économique, social et financier.

En entreprise plus qu’ailleurs, l’information, qui est la matière première de décision, n’est pas donnée mais elle est construite.

C’est dans cette perspective que la communication interne utilise différents supports dont la note de service, qui est un outil de communication très fréquent au sein des entreprises.

Dans notre étude nous allons nous intéresser à cette dernière sur ce qui est de sa définition (I.), des règles relatives à sa présentation (II.) mais aussi ce qu’elle apporte à l’entreprise comme avantages et désavantages (III.), et enfin dans la partie annexes (IV.) nous vous présenterons un résumé et un cas pratique de note de service.

 

      I.            Définition

La note de service est le premier outil de communication dans l’entreprise. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, y font recours.

 La note est un outil de communication, elle a pour objet de porter à la connaissance des services intéressés ou des personnes désignées, des indications et informations nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

En général, on distingue la « note de service (ou d’instruction) » (I.1.), rédigée au mode impératif, qui circule dans un sens vertical, de façon descendante et qui communique des ordres ou des consignes.

Et la note rédigée au mode impersonnel, qui communique des décisions, des événements et des informations concernant l’organisation de l’entreprise, appelée  « note d’information » (I.2.).

I.1.La note de service (ou d’instructions)

Il s’agit d’un document interne à un service, une administration ou une entreprise par lequel un supérieur adresse à ses subordonnés des instructions sur un problème particulier relevant des activités ou du fonctionnement du service.

Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Sa durée de validité est souvent limitée à la période qui la sépare de la suivante sur le même sujet.

Elle est fréquemment utilisée dans les relations hiérarchiques et suit la voie hiérarchique descendante.

Exemple : de situation pouvant donner lieu à une note de service :

Conduite à suivre en cas d’incendie
Règles de sécurité à observer dans la conduite du travail
Nécessité de se rendre à une visite médicale dans le cadre de la médecine du travail.

I.2.la note d’information

Comme son nom l’indique, elle se borne à informer, c’est-à-dire qu’elle est un type de communication écrite qui fait circuler l’information  entre un émetteur informé et un destinataire à qui manque l’information. Elle circule soit dans le sens vertical soit dans le sens horizontal (émetteur et destinataires sont au même niveau hiérarchique).

La note d’information peut répondre à différents objectifs :

·        Donner une information : C’est le cas le plus fréquent et le plus simple. Exemple : annoncer au personnel d’une entreprise des changements horaires, visite d’une autorité dans les locaux de l’entreprise, les modalités d’organisation des repas au restaurant d’entreprise, la mise en service d’un système de transport collectif des personnels.

·        Demander une information : Exemple : demander quelles sont les modifications intervenues dans la situation familiale des employés ?, faire appel au volontariat pour participer à une formation.

·        Formuler des propositions : On suscite des propositions en vue d’une concertation au sein de l’entreprise sur une question donnée.

 

   II.            Présentation

La présentation des notes est très variée d’une entreprise à l’autre. Chaque organisme a tendance à unifier ses documents, grâce à des modèles disponibles sur les réseaux informatiques : ils évitent l’oubli d’une mention essentielle.

II.1. LE FOND

Tout d’abord, la rédaction d’une note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est impératif que la note ne donne lieu à aucune hésitation ou erreur. S’adressant à un public donné, elle doit tenir compte des caractéristiques de ce public (niveau de compréhension, aspects psychologiques et humains…). Le signataire de la note doit donc respecter les exigences de la communication écrite :

compréhension aisée du message,
niveau de langue employé,
précision de l’information,
nature du destinataire,
modalités d’application,
erreurs susceptibles d’entraver le bon déroulement du processus.

Ensuite, il convient de faire preuve d’esprit de synthèse. Par définition, une note doit être claire, simple et précise. Il faut donc :

éviter de multiplier les sujets dans la même note,
éviter d’employer une syntaxe lourde et confuse.

Il est préférable :

de limiter la note à un seul sujet,
d’employer un style impersonnel,
de rédiger dans une langue compréhensible par tous,
de hiérarchiser avec soin et rigueur les informations (titres, sous-titres, alinéas…),
d’éviter toute fioriture inutile. 

II.2.LA FORME :

La présentation de la note ne s’inscrit pas dans un cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet. Le format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d’au moins 2 cm. Les paragraphes doivent être clairement séparés. Enfin, il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note.

Une note doit comporter différentes mentions :

• L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire de connaître la source du message et la fonction de celui qui signe la note.
• La date et le lieu : Une note n’est pas éternelle, elle s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis. Une formule finale comme : « La présente note est applicable à compter de ce jour » rend évidemment indispensable la mention de la date. Il est de surcroît préférable de rappeler dans la formule injonctive la date d’entrée en application. La date et le lieu d’enregistrement de la note peuvent être portés au-dessus de la signature, comme pour la présentation des actes réglementaires, ou en haut à droite de la première page, comme pour une lettre.
• Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d’un numéro d’enregistrement.
• Le ou les destinataire(s) : Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche. On ne se contente pas d’aligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :
  « Pour information »
  « Pour exécution »
  « Pour attribution »
  « Pour affichage »
  « Pour vérification »
  « Pour entretien verbal »
  « Pour classement »
  Il est possible d’additionner plusieurs formules si nécessaire.
• L’objet : Celui-ci peut figurer sous la forme d’un titre ou apparaître, comme dans une lettre, après la mention « Objet ».
• La formule d’appel ou la formule de politesse : Attention ! Les notes ne comportent ni l’une, ni l’autre.
• Le corps de la note : Le corps même de la note n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier paragraphe : 
  « Il paraît indispensable de… » 
  « J’attache de l’intérêt à… » 
  « Je crois utile de… » 
  « Il est rappelé que… »
• La signature : La note doit absolument être signée. Si le nom du signataire est présent dans l’en-tête, il n’est alors pas nécessaire de le repréciser avant la signature. Si le nom n’est pas mentionné dans l’en-tête, il convient alors de la faire figurer avant la signature.
• Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes » est portée sur la note si celle-ci est accompagnée de documents divers. Elle peut préciser le titre de ces documents ou leur nombre total.

La diffusion de la note peut être effectuée de diverses façons : par distribution individuelle, par affichage, par circulation dans les services avec émargement, par courrier etc...

 

 

III.            Avantages et inconvénients de la note de service.

 Les avantages et inconvénients doivent être évalués en fonction des attentes, des objectifs, du public, du budget….

Cette liste n’est pas exhaustive ! Un outil peut être perçu et utilisé différemment selon les compétences du rédacteur, le public auquel il s’adresse et le contexte prévu d’animation.

Support	Avantages	Inconvénients
Note de service	Ø Faible coût    Ø Facilité de diffusion    Ø Modulable en fonction du public   Ø   Peut atteindre un large public   Ø Support matériel concret    Ø Peu encombrant    Ø  Dépliable (photo copiable et téléchargeable)    Ø Large distribution possible    Ø  Peut accompagner un mailing et un courriel	Ø  Interactivité faible    Ø  Classique, scolaire    Ø  Ciblé sur l’information    Ø  Passivité du public   Ø  Peu adapté aux publics maîtrisant mal l’écrit ou la langue    Ø  Utilisé dans tous les secteurs (assurances, banques, poste, mutuelles etc.)   Ø Nécessité d’un message court (réduction de l’information, « normalisation »

 

annexes : RESUME ET CAS pratiques

Ø Résumé de la note de service

Emetteur : (service, nom, fonction)	Lieu
	Date
Destinataires : (service, nom, fonction) §  Pour action, §  Pour vérification etc…     Objet : (peut être placé en titre)
NOTE DE SERVICE N°     (pas de titre de civilité, ni formule de politesse) Ton impératif : emploi du présent ou du futur (jamais de conditionnel) Utiliser des termes fermes tels que « devoir », « vouloir bien », « être prié », « être invité à..» mais jamais de formules agressives. Style impersonnel : évitez nous et je, préférez  la forme impersonnelle à la troisième personne. Annonce l’action à exécuter et si nécessaire les modalités d’application. Rédaction : claire, précise et concise, pas plus d’une page.     Pièces jointes                                                                    signature : (obligatoire)

 

 

 

    Exemple pratique :

Etablissement GRANU-PROD                                         Dakar, le 20 janvier 2013 Direction générale 24 rue landernau Tel : 33 824 00 00                                                   POUR ACTION                                                               A Monsieur Pape Diop                                                                    Chef du service technique     NOTE DE SERVICE N°23   Objet : règlement d’accès au laboratoire   Il est porté à la connaissance des employés du service technique que les mesures suivantes ont été prises suite à l’incident survenu au niveau de l’atelier n°3. Ø Interdiction de fumer dans l’enceinte de l’établissement ; Ø Port d’une combinaison de sécurité ; Ø Interdiction formelle d’introduire une personne étrangère au service. Le chef de service technique et les techniciens sont chargés chacun en ce qui le concerne de veiller scrupuleusement au respect de la présente note, qui prend effet dès sa diffusion.                                                                                                               Le directeur général                                                                                                                 ……………

 

 

 

 

 

Ø Résumé de la note d’informations

Emetteur : (service, nom, fonction)	Lieu, date
Destinataires : facultatif (service, nom, fonction)     Objet : (peut être placé en titre)
NOTE D’INFORMATION     (pas de titre de civilité ni formule de politesse) Contient une information exacte et complète Document court : une à 3 pages maximum. Si plus de détails à donner alors rédiger rapport. Structurée : introduction, développement en 2 ou 3 parties (chaque partie ou sous partie peut être identifiée par un numéro ou un titre), et une conclusion pouvant ouvrir sur une problématique (proposition, conditions de mise en place de l’action, conséquences etc…). Style neutre : objectivité : utiliser des formules telles que : il parait que, il semble que… Employer le conditionnel et la troisième personne plutôt que la première.     Pièces jointes                                                                          Signature : (facultative)

 

 

 

    Exemple pratique :

Entreprise TRANSRO                                                       Dakar, le 22 février 2018 Direction générale Corniche ouest imm14 Tél : 33 828 11 11                                                                                                                               NOTE D’INFORMATION       Objet : Visite du ministre des transports     Il est porté à la connaissance de l’ensemble du personnel de l’entreprise TRANSRO que la visite de Monsieur le Ministre des transports dans nos locaux aura lieu le Mardi 01 mars 2018. A l’issu de la visite, une table ronde est prévue à partir de 17h dans la salle des banquets.                                                                                                               La directrice générale                                                                                                                 ……………….

 

 

 

 

 

 

IV.            CONCLUSION :

En définitive la rédaction de la note exige une grande attention si son auteur souhaite qu'elle soit lue, comprise et surtout appliquée ; de son succès ou de son échec dépendent non seulement la qualité du fonctionnement de l'entreprise et du travail réalisé, mais bien souvent aussi l'atmosphère relationnelle qui y règne.

Cependant avec l’essor de l’internet et de l’intranet, les notes internes sont de plus en plus transmises par e-mail ou messagerie interne, accompagnées ou non de fichiers joints.

Conséquemment, il ne serait pas exagéré de se demander si ce chemin de distribution ne pourrait pas constituer un frein pour une bonne atmosphère relationnelle dans l’entreprise ? /.