Introduction

I)   Le Principe

1.       Caractéristiques générales

2.           Les modes d’utilisation

3.           Les équipements

II)  Les Avantages

1.     Les avantages internes

2.     LES AVANTAGES EXTERNE

 

III)  Les Inconvénients

1.  Les inconvénients techniques

2.  Les autres inconvénients

 

Conclusion

 

 

 

 

Introduction

La visioconférence est une technologie qui permet, depuis un micro-ordinateur, de communiquer avec un interlocuteur distant et de le voir en temps réel dans une fenêtre virtuelle à l'écran. Elle permet à ses participants, disséminés sur plusieurs sites distants, de communiquer en bénéficiant d'une transmission du son, de l'image et de tout autre type de données.

Il s'agit d'un dispositif qui consiste à mettre tout simplement en relation visuelle et sonore, deux ou plusieurs interlocuteurs éloignés, sans qu'ils aient à se déplacer. Concrètement, vous travaillez à Saint Louis, vous pouvez entrer en communication visuelle à distance avec un partenaire ou un collègue de Touba.

La visioconférence ressemble un peu au téléphone, à la différence que l'on peut voir son interlocuteur. Il est donc possible de voir son expression, ses mimiques, ses réactions, etc. Il est aussi souvent possible de travailler conjointement sur un même document ou fichier informatique. C'est finalement un peu comme si les participants se trouvaient dans la même salle et travaillaient en face à face.

L'origine du mot viendrait de France Télécom qui avait créé un produit appelé visioconférence et le terme est resté.

 

I)               LE PRINCIPE

 

1)   Caractéristiques générales

La visioconférence est une forme de téléconférence, autrement dit de conférence utilisant les réseaux de télécommunications. C'est pourquoi on peut la considérer comme le support à une communication " méditée ", c'est-à-dire " opéré par voie de télécommunication.

La définition qui nous semble la plus pertinente est celle qui lui donne la majeure partie des techniciens spécialisés pour qui " la visioconférence est caractérisée par la capacité de transmettre en temps réel et interactivement l'information visuelle et auditive (les images et le son) d'un site vers un ou plusieurs sites à distance et permet une communication synchrone ".

Les termes qui nous semblent ici importants sont :

Les informations visuelles et auditives : la visioconférence privilégie l'échange de données audiovisuelles.

L'interactivité : la visioconférence n'est en effet pas d'abord un moyen de diffusion mais de communication bidirectionnelle où chacun des participants peut interagir et donc participer activement à la " conférence ". Ce terme de conférence est en fin de compte inapproprié puisqu'il suggère que les individus sont passifs. BAKIS (1995), regrette à cet égard que " le terme téléconférence, en suggérant une forme de communication renvoyant quasi exclusivement à un exposé, ne rende pas compte de toutes les utilisations de tels systèmes ".

Le temps réel : c'est ce qui permet l'interactivité mais c'est aussi ce qui pose le plus de problèmes au niveau technologique, puisque le système de visioconférence doit pouvoir traiter immédiatement un nombre importants de données.

La variabilité du nombre de sites : en effet, la visioconférence peut être utilisée aussi bien en " point-à-point ", c'est-à-dire entre 2 sites, qu'en " multipoint ", autrement dit entre plus de 2 sites.

La distance : les participants des différents sites sont éloignés géographiquement. C'est un des intérêts économiques les plus forts que de pouvoir réaliser des économies sur le déplacement des participants. C'est aussi une contrainte car la communication à distance diffère de la communication en " présentiel " (c’est-à-dire lorsque les participants sont physiquement présents).

La synchronicité de la communication : c'est la conséquence humaine de l'interactivité en temps réel que permet la technologie de visioconférence. Celle-ci se distingue sur ce point des moyens de communication asynchrones, comme les forums de discussion, le courrier électronique ou encore le e-learning sur un site Web auquel un stagiaire aurait accès à tout moment selon sa disponibilité. En visioconférence, au contraire, les participants doivent être disponibles au même moment lors de rendez-vous programmés. Là encore, il s'agit donc d'une contrainte spécifique à ce moyen de communication.

2)  Modes d’utilisation

Plusieurs modes de fonctionnement existent. Et chacun répond à des besoins bien précis et à des moyens financiers car bien que la visioconférence se démocratise et devient plus abordable, elle peut représenter des coûts élevés.

C'est bien pour cela que la première chose à faire si vous décidez d'utiliser la vidéoconférence est de réaliser une étude de rentabilité.

Par exemple : analyser les couts qu'ont engendrés les déplacements des collaborateurs qui vont utiliser la vidéoconférence, ce qui vous permettra de choisir la solution la plus rentable pour vous.

 

Il y a trois principales façons d'utiliser la visioconférence :

·         La visioconférence en point à point

La visioconférence en point à point met en relation un site avec un seul autre site. 
Chaque site peut être composé d'un individu isolé ou d'un groupe de personnes.

 

·         La visioconférence en multipoint

En multipoint, au moins 3 sites sont interconnectés. La encore, chaque site peut être composé d'une ou plusieurs personnes. 
Cette situation nécessite l'utilisation d'un pont qui gère le multipoint (voir la partie consacrée aux aspects technologiques).

 

·         La visioconférence en mode broadcast

La visioconférence en mode " broadcast " (mode diffusé) fait référence à une communication point à multipoint, dans laquelle un site privilégié ou une personne diffuse un message vers les autres sites ou autres personnes, qui peuvent éventuellement interagir et poser des questions.

Les visioconférences en mode broadcast sont, par exemple, parfois utilisés pour les stages d'entreprise ou lorsqu'un PDG désire s'adresser aux salariés de son entreprise.

 

3)  Les équipements de visioconférence

Il existe trois principales catégories d'équipements de visioconférence :

·         Les studios de visioconférence

Ils intègrent des équipements de type télévisuel et nécessitent la présence de personnel technique supplémentaire. D'un coût avoisinant ou dépassant 100.000F CFA , ces outils sont plus particulièrement dédiés à des opérations de grande envergure pour des grands comptes. Ils ne sont pas particulièrement adaptés à la formation.

·         Les " meubles " de visioconférence

Il s'agit d'unités dédiées, constituées d'un assemblage de matériels dédiés dans le domaine de l'image et du son : caméras, micros, télévision, codec, etc. ces équipements, relativement mobiles dans leur usage du fait de leur compacité, offrent des fonctions évoluées dans le traitement audiovisuel et sont particulièrement adaptés aux échanges de groupe jusqu'à une vingtaine de personnes.

·         Les kits de visioconférence personnelle sur PC

Il s’agit de systèmes intégrés sur micro-ordinateurs, s'appuyant ou non sur des cartes dédiées spécifiques, Ces équipements, dont le prix est aujourd'hui inférieur à 600 000 F CFA sont plus particulièrement adaptés à des utilisations individuelles dans le cadre d'échanges s'établissant autour des postes de travail des personnes connectées.

Offrant des fonctionnalités de travail coopératif (par exemple, tableau blanc commun) et de partages d'application (par exemple, Powerpoint), leurs fonctions audiovisuelles de captation et de visualisation sont par contre plus réduites que celles des meubles de visioconférence.

Un exemple de logiciel de visioconférence " bas de gamme " est représenté par Netmeeting (mais ne permet de faire communiquer que deux postes simultanément). Vpoint est un logiciel plus évolué et bien adapté aux conférences multipoint.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II)           LES AVANTAGES DE LA VISIOCONFERENCE

La visioconférence permet de diminuer les couts, de se concentrer sur l’essentiel du travail et d’amoindrir les risques de pertes de temps.

Pour mieux aborder ces avantages, nous allons les subdiviser en 2 parties : les avantages interne ceux et ceux externes

1)   Les Avantages internes

L’amélioration de l’organisation interne

Par exemple "Ah là on ne peut pas avancer sur le dossier car Sokhna May est à Touba  pour deux jours, il faut attendre son retour"

Ou encore  " On doit aller voir le client ensemble mais comme Khady est tout le temps en déplacement et que le client est du même genre, c'est dur de trouver un jour de rendez-vous".

Pendant ce temps là les commandes ne rentrent pas et les déplacements ne favorisent pas les synergies d'équipe.

Remplacer une partie des déplacements par des vidéo conférences permettra à nos équipes de travailler plus efficacement ensemble.

 

Augmentation de la productivité des réunions

Quand on fait des réunions à plusieurs on  gagne également en productivité.

Les réunions classiques sont souvent plus longues que prévues.

Par exemple  pour des raisons de transports, Mr Mbaye a tourné pour chercher une place, Mademoiselle Ndao a été coincé dans un embouteillage, etc. ...

La fameuse réunion de 10h00 commence donc souvent à 10h20.

Avec la visioconférence ce genre de problème n'existe pas puisqu'il n'y a pas de déplacement.

Et puis lors d'une visioconférence les auditeurs sont beaucoup plus attentifs car confortablement installés dans leur bureau.

On a tous connu les salles de réunions où on est mal assis, dans une salle surchauffée aux effets soporifiques ou au contraire climatisée.

Dans ces cas là les esprits des auditeurs sont plus tournés vers la sortie de réunion que sur les propos de la personne qui leur parle.

 

2)  Les Avantages externes

      La création de vraies relations de confiance

Le téléphone et les mails c'est bien. Avec l'image c'est mieux.

• La visioconférence nous permet de nous différencier par rapport à nos concurrents et de donner l'image d'une société novatrice et en phase avec son époque.
• Et puis nous pouvons nous mettre au diapason avec notre interlocuteur et créer un lien de sympathie ...

On nous donne pour cela une astuce des pros du marketing de la visioconférence, aux Etats-Unis : Observez bien votre interlocuteur lors de votre première visioconférence

 

 La préservation de la planète

• Prendre l'avion et la voiture pour ses déplacements, c'est émettre beaucoup de CO² et donc participer au réchauffement de la planète.
• Avec la visioconférence nous participons à la réduction des émissions de CO² et nous devenons une entreprise éco-responsable.
• C'est bien tout court et c'est bien aussi pour notre image de marque.

 

III)      LES INCONVENIENTS DE LA VISIOCONFERENCE

1)   Les inconvénients Techniques

Ø     Problèmes techniques imprévisibles qui rendent le cours impossible: une personne ressource est nécessaire en cas de disfonctionnement.

Ø     La qualité de l'image parfois ne permet pas de déceler l'expression exacte des élèves en situation de dialogue. Il est très gênant de ne pouvoir saisir avec netteté les "mimiques " des élèves car cet aspect est indissociable de la communication.

Ø     Mauvaise qualité du son : Il existe un effet d'écho systématique qui gêne le cours.

Ø     La distribution de la parole est moins spontanée qu'en présentiel: nécessité de laisser terminer l'interlocuteur décalage parfois entre le moment de la prise de parole et le moment où l'interlocuteur entend. (Ceci dépend du nombre de lignes utilisées pour la communication).

 

2)  Les Autres inconvénients

 

Ø    Il n'existe pas de "vie" en dehors de la communication audiovisuelle: il manque l'aspect gestuel, humain de toute situation d'échange oral.

Ø    Les aléas négatifs qui peuvent surgir : par exemple, les coupures d’électricité.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSION

La visioconférence permet via un réseau de joindre un ou plusieurs correspondants et de transmettre l’audio, la vidéo et les données.

La visioconférence est un moyen de communication de plus en plus utilisé par les entreprises aujourd’hui. De par son aspect pratique, la visioconférence intéresse toutes les entreprises souhaitant communiquer à distance avec d’autres entreprises ou personnes en évitant de se déplacer.

La visioconférence permet donc d’organiser des réunions de travail, des conférences, formation ou autres réunion à distance tout en donnant l’impression d’être tous présents dans la même salle.

Une seule séance de visioconférence évite de multiples appels téléphoniques, emails, fax, envoi de courrier ou pire encore des déplacements. Grâce à la visioconférence, les communications sont améliorées, les prises de décisions facilitées, la productivité est accrue, les coûts réduits, la perte de temps supprimée.