P L A N

INTRODUCTION

      I.            PRESENTATION

A    Les Documents En Papier

B    Les Documents Numériques Ou Electroniques

   II.            UTILITES DANS L’ENTREPRISE

III.            LES LIMITES

IV.            CAS PRATIQUE

CONCLUSION

LA DOCUMENTATION

INTRODUCTION

La fonction documentaire a commencé à émerger véritablement dans les entreprises après la seconde guerre mondiale et de façon plus visible à partir des années 60.La documentation est l’action de sélectionner, de classifier, d’utiliser et de diviser des documents. La gestion de l’information, enjeu essentiel à l’heure du tout numérique, apparaît comme un atout de plus en plus recherché. De fait, dans le monde des entreprises, de nombreux enjeux sont répertoriés : elles cherchent toujours à être plus performantes, faire plus d’économies, avoir une meilleure image, etc. Parmi les moyens d’atteindre de tels objectifs, une gestion performante de données semble essentielle et passe, entre autre, par une bonne gestion documentaire. Le métier de documentaliste est donc à classifier dans le domaine des services, mais aussi dans le domaine de l’éducation. Par extension la documentation désigne l’ensemble des renseignent et des documents.

                              I.            Présentation

La gestion documentaire est l’ensemble des processus dans un environnement donné qui permet de gérer un document, sur un support solide ou dématérialisé, de sa création à sa destruction en passant parfois par une phase de conservation. Ainsi, on peut retenir deux sortes de document à savoir la documentation à partager (qui est d’ordre général elle concerne l’ensemble des personnels de l’entreprise) et la documentation spécifique (qui concerne un poste exemple la comptabilité)

Notons aussi qu’il y a deux formes de documents : les documents en papier et les documents en numérique ou électronique.

A.       Les documents en papier

Comme son nom l’indique le document en papier est une forme de gestion d’information écrit. Chaque entreprise gère son papier selon l’espace dont il dispose et son propre système de classement. Quand l’espace arrive à saturation, il effectue de même un tri.

Aujourd’hui cette auto gestion est de plus en plus déplacé parce que l’entreprise ne dispose plus assez de place et rare sont le personnel qui rapporte des documents a domicile de façon ponctuel. Cette gestion est donc considérée comme insatisfaisante.

B.        Les documents numériques ou électroniques

 Une documentation informatique est un système informatique qui fournit à la demande des réponses supposées pertinentes, sélectionnées dans un ensemble de connaissances préalablement mémorisé. Elle occupe l’espace de stockage pour une gestion des documents avec des différents logiciels de création documentaire.

                          II.            utilités dans l’entreprise

Parmi toutes les activités, tous les travaux effectués dans l'entreprise, il en est un qui est réellement primordial : c'est la circulation et le stockage des informations écrites.
Il est crucial pour le bon fonctionnement d'une organisation que les acteurs de l'entreprise disposent de la bonne information au bon moment, et si possible à portée de main.
Les informations sont nécessaires pour travailler. Par exemple au moment où il faut établir un contrat de travail ou une facture à un client, il est nécessaire d'avoir les noms et coordonnées des personnes intéressées. Chaque document écrit a une valeur utile selon les informations qu'il véhicule.  Cela concerne donc le travail de gestion, mais c'est aussi essentiel pour la commercialisation : un commercial en visite chez un client doit avoir l'adresse du client, le nom de son interlocuteur et la liste des dernières commandes qui ont été passées, ... Une publicité doit présenter le logo de l’entreprise et ses coordonnées ...
La gestion des informations doit faire l'objet d'une attention particulière. L'outil privilégié du stockage et de la circulation des informations est aujourd'hui l'informatique, qui permet
Un centre de documentation, plus ou moins conséquent est généralement nécessaire, pour gérer entreposer, archiver les différentes sources d’informations (magazines, livres, sites internet, …) ayant un lien avec l’activité de l’entreprise et utiles pour la compréhension de son marché. Prévoir d'intégrer à l'entreprise des sources d'informations et des capacités d'archivage est souvent indispensable pour suivre et anticiper les évolutions du marché, les dangers à éviter et les opportunités à saisir. Un système de gestion documentaire sera plurifonctionnel dans une structure4 :

Mémoire de l’entreprise, autrement appelé archives historiques. C’est ce qui permettra de transmettre un cumul d’expérience, un savoir-faire et un travail accompli sur lequel se baser pour les futurs employés

Un outil de travail permettant d’avoir la bonne version du document, au bon moment, avec une accessibilité importante

C’est aussi un outil qui aide à la découverte de l’entreprise, à l’initiation aux pratiques locales et à l’auto-formation (mise à disposition d’un certain nombre de documents)

« Il permet d’influencer le comportement interne (amélioration de la cohérence, de l’efficacité) »

                       III.            Les limites

Le poids des habitudes, du quotidien le  manque de reconnaissance, de dialogue avec la direction, de moyen et, parfois encore le manque de formation peuvent amener temporairement les professionnels à perdre de vue le but, de l’entreprise un des dangers est les replis sur soi ou sur les taches documentaires.

 Actuellement la conservation des données est surtout informatique les gens ne conservent pas de volume important de document imprimés entre la mise en disposition des documents sur Philidor, la base de données scientifique de l’entreprise, et le partage des données sur les communs, le personnel ne ressent pas le besoin de garder des documents physique à portée de main.

De plus les ressources documentaire de l’entreprise, les publications et les accessibilités à des bases de données de recherche rendant l’information facilement accessible, proche (géographiquement et temporairement) et pérenne, ce qui ne rend pas pertinent un stockage personnel dans un bureau.

Dans cette époque où l’information est reine, les moyens de diffusions se multiplient, ainsi que les litiges et les procès, et surtout les échanges ; à l’heure du tout numérique et des multi-supports informatique (ordinateur, tablette, téléphone et support de stockage), les pertes, les diffusions accidentelles et les mauvais partages de données sont des risques de plus en plus présents.

« Un organisme dispose obligatoirement d’un système documentaire puisqu’il gère différents documents et informations.3 » La phrase semble évidente, mais elle ne l’est pas toujours pour les entreprises, nombreuses sont celles qui n’en disposent pas. De plus, l’ensemble de ces documents représente des droits, des contraintes et des obligations qui sont souvent méconnues.

Une entreprise qui ne gère pas sa documentation risque la perte d’un procès en cas de litige, une dégradation de son image si des documents confidentiels sont diffusés de façon accidentelle mais elle risque surtout de perdre beaucoup de temps et d’argent en recherches infructueuses, doublons de travail par méconnaissance de l’existant, stockage inutile et impossibilités d’exploiter des documents qui ont perdu leur lisibilité voire leur intégrité.

Toute entreprise, qu’elle soit publique ou privée, petite, moyenne ou grande, qu’elle fonctionne au national ou à l’internationale est génératrice de documentation. Alors pourquoi accorder si peu de place à la gestion documentaire ? Parce que la plupart du temps, une structure pense pouvoir fonctionner en autogestion et ne voit pas l’intérêt de mettre en place un système formalisé. Ce n’est que lorsque des problèmes apparaissent, voire une perte financière importante, que l’entreprise prend véritablement conscience des enjeux et met en place un système de gestion documentaire, en interne ou en faisant appel à un consultant extérieur.

Conclusion

La documentation fait désormais parti de la stratégie de l’entreprise. D’une information bien maitrisée dépend la réussite des politiques mises en œuvre. Et c’est à tous les niveaux, en interne comme en externe. La spécificité de la documentation n’est pas évidente, et l’aide qu’elle peut apporter n’est pas toujours appréhender dans toutes ses dimensions. Quelques grandes entreprises ont cependant compris l’enjeu que représente une information pointue, actualisé et organisé : aucune entreprise quelle qu’elle soit ne peut vivre et survivre sans information. L’information reste néanmoins une solution efficace pour éclairer la complicité de l’environnement elle est aussi l’un des moyens d’adapter l’organisation, car elle est le lien entre  le management (ressource humaine, organisation) et les autre fonctions de l’entreprises