Sommaire

     Introduction

               I- La théorie de réunion

            1. Définition

            2. Les différents types de réunion

 

    II-Les techniques d’animation

                        1.  les différents types de participants

                     2.  L’organisation

                     3.  La taille du groupe

                     4.  La qualité de l’information préalable

                         5. Savoir utiliser les équipements d’animation de la réunion- rédiger les consignes d’utilisation

             III- Conditions pour avoir des réunions efficaces

IV- La menée de la réunion

 

V- La rédaction du compte rendu

    Conclusion

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Introduction

 

L’oral est l’outil de communication interne le plus ancien. Il connaît actuellement un profond renouvellement qui le fait apparaître comme le plus efficace des moyens disponibles. Cette tendance s’explique d’abord par une saturation de l’écrit, chaque salarié reçoit quotidiennement de nombreuses informations sous forme écrite, qu’elles soient matérielles ou virtuelles. Or si l’écrit répond parfaitement à cette demande d’information, il ne peut pallier les exigences de cohésion sociale, d’identité culturelle, de motivation. Un fossé s’élargit ainsi entre la réception de multiples informations et l’impossibilité de les rendre cohérentes autour d’axes directeurs. Le décalage entraîne des effets pervers, contraires aux objectifs initiaux, puisque recevant un nombre important d’informations, le salarié tend à réagir en dénonçant un style de management purement linéaire et descendant. La revendication s’exerce alors pour réclamer une participation, un droit d’expression ailleurs que dans le cadre strictement légal ou par la voie des organisations syndicales. Si l’écrit procure l’information, l’oral en fournit le sens au travers du dialogue et de l’échange. L’individu adhère d’autant mieux à un projet qu’il a le sentiment d’avoir pu y contribuer. L’oral permet, de ce point de vue, une interactivité totale et immédiate. C’est ainsi que parallèlement à une certaine fascination envers les outils informatiques voire virtuels, la littérature managériale redécouvre les moyens issus du face à face : la réunion, qui devient ainsi l’outil de communication le plus prisé par les entreprises. Afin de mieux cerner cet outil de la communication interne notre étude articulera autour de cinq points qui permettront d’expliciter le concept de réunion, les techniques d’organisation et d’animation de réunions efficaces.

 

I – Théorie de la réunion

20/11/2008 Jean Bret

1.      Définition

Une réunion est une pratique (ensemble de règles et techniques) collective de communication plus ou moins participative dont le but est l’échange entre personnes, accompagné ou non, de réalisations de travaux en commun.

2.       Les différents types de réunion

 

On distingue :

· La réunion d’information

Elle a pour but de rechercher, rassembler, organiser et traiter l’information des problèmes à prendre en charge.

· La réunion de réflexion

Elle a pour objet d’échanger des idées, elle est plus du domaine de l’échange.

· La réunion de négociation

Elle s’appelle aussi réunion de stratégie. Elle est composée de parties adverses et c’est celle qui a élaboré la stratégie plus opératoire qui influence le résultat.

· La réunion de régulation

Elle permet à une équipe, à un bureau d’association par exemple, d’adapter de décisions à la réalité quotidienne et favorise les affrontements pour régler les problèmes entre les personnes.

· La réunion de décision

Elle permet à une équipe qui a à étudier un problème, d’analyser les propositions pour décider des actions à entreprendre. Elle nécessite de faire un (des) choix pour aboutir à une (des) décision(s) finale(s).

 

II – Les techniques d’animation

 

      1.  les différents types de participants

 

20/11/2008 Jean Breti32

 

► Le Passif : il peut être timide, peu impliqué, peu courageux, rêveur.

L’animateur doit le rassurer, lui poser des questions faciles, le revaloriser à ses yeux et aux yeux des autres et surtout l’intéresser

 

► Le leader positif : il jouerait volontiers le rôle d’animateur, mais il va plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe.  L’animateur doit s’appuyer sur lui, en faire son assistant, mais sans décharger trop le groupe.

 

► L’actif positif : intéressé par le sujet, motivé, actif, prêt à agir, à innover. Il est moteur dans le groupe. L’animateur doit bien sûr le faire participer.

 

► Le bavard : le stress le pousse à parler. Il vole le temps de parole mais peut être compétent. L’animateur doit synthétiser ses propos et ne pas hésiter à lui demander d’être bref et laisser la parole aux autres.

20/11/2008 Jean Bretin3

► Le leader négatif : il voudrait être animateur à la place de l’animateur. Il impose ses idées et s’adresse au groupe. L’animateur peut souligner la singularité de son opinion, demander au groupe de réagir à ses propos ou, en désespoir de cause, tenter de l’isoler.

► L’actif négatif : résistant au changement, il se tait et intervient en fin de réunion pour démolir. L’animateur, s’il le connaît, doit le questionner sur son avis dès le début de la réunion afin de désamorcer ses critiques.

20/11/2008 Jean Bret7

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2.      L’organisation

 

Ø  l’Ordre du jour

 

- Il doit contenir les coordonnées de la réunion (lieu, horaire, qualité des participants, durée)

- Il doit préciser les conditions de déroulement (visite, repas, conférence, débat...)

- Surtout il devrait préciser le résultat attendu ! S’agit-il d’une simple réunion d’information, d’une réunion d’échange et de réflexion, d’une réunion devant aboutir à une ou des décisions .Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles …

- Il doit être communiqué suffisamment à l’avance, si possible personnalisé.

- Il doit être incitatif

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Ø  La salle

 

L’ergonomie de la salle est largement sous estimée et fait présumer un certain non professionnalisme.

Elle doit être:

§  proportionnelle à la taille du groupe et à l’usage (tables modulaires et salles de commission si travaux en sous groupes) ;

§  accueillante ;

§  correctement aérée, éclairée, de bonne acoustique ;

§  correctement équipée (tablettes individuelles,  papier, TV, magnéto, vidéo projecteur, écran, markers …) ;

§  située dans un lieu équidistant et réservant suffisamment de possibilités de parking, des sanitaires, un vestiaire, un point de rafraichissement ou de restauration, un coin fumeur) ;

§  Dans tous les cas, la configuration de la salle doit permettre à tous les participants d’assister à la réunion dans les meilleures conditions

20/11/2008 Jean B

        3 – La taille du groupe

 

Il y a une incidence directe entre la taille du groupe et l’objet de la réunion. Si le résultat attendu est de favoriser les échanges ou de permettre une prise de décision collective, la participation sera d’autant plus difficile que le groupe sera important.

Dans ce cas, on a intérêt soit à sectoriser les réunions si le nombre est important en les concluant par une réunion plénière, soit à travailler en sous groupes et en temps réel selon l’importance du sujet et la profondeur de la consultation recherchée.

20/11/2008 Jean B

     4 – La qualité de l’information préalable

 

Des études ont démontré que la raison essentielle de la centralisation des processus de décision tenait à la difficulté pour « le décideur » de partager avec les autres les multiples éléments épars qu’il avait en tête et qui l’amèneraient à forger cette décision là plutôt que celle ci.

Si la volonté du décideur est réellement de pratiquer la codécision, un travail important de vulgarisation doit être effectué au niveau de l’information qui sera distribuée aux participants avant la réunion.

Cette documentation devra être claire, simple, concise, illustrée de tous éléments nécessaires à sa compréhension.

Surtout elle devra être structurée de manière à bien faire ressortir les avantages et inconvénients des solutions proposées et entre lesquelles il faudra choisir.

20/11/2008 Jean Bret

5 - Savoir utiliser les équipements d’animation de la réunion- rédiger les consignes d’utilisation

 

Ø  Mise en main du micro et du vidéo projecteur

§  Démonstration par l’animateur

§  Essai par chacun

§  Remise d’une consigne d’utilisation et d’un numéro d’appel

 

Ø  Mise en main du vidéo projecteur

§  Démonstration par l’animateur

§  Essai

§  Remise d’une consigne

 

NB : L’animateur doit en permanence avoir ce souci en tête : Que dois-je faire pour que la réunion atteigne son but ?

 

 

III. Conditions pour avoir des réunions efficaces

 

1. Se réunir si c’est le moyen le plus efficace

Certains problèmes peuvent se régler par des contacts personnels. Ne convoquer à une réunion que si c’est la formule la plus adaptée, soit au plan efficacité pour résoudre collectivement le problème, soit au niveau psychologique pour éviter des blocages qui freineraient l’action.

 

2. Ne réunir que les personnes concernées

Il ne sert à rien de se réunir avec des personnes qui ne se sentent pas concernées même si de notre point de vue elles le sont. A l’inverse, d’autres peuvent se sentir concernées parce qu’elles ont envie de discuter sur le problème mais si elles ne sont pas impliquées elles alourdissent le débat en le rendant théorique.

 

3 .Tendre à un nombre optimum de participants

L’expérience montre que, pour travailler efficacement au cours d’une réunion, le chiffre minimum est trois personnes, le chiffre maximum quinze, le chiffre optimum sept. Sauf pour les réunions d’information où le nombre peut-être plus élevé. Dans ce cas, il conviendra d’être très attentif à la bonne compréhension du message par l’assemblée et aux réactions du public pour en tenir compte.

 

4 .Se réunir sur un objectif clair et précis

Chacun doit savoir, en venant à une réunion : ce que l’on va faire, le problème traité, l’objectif à atteindre (Cf. La menée de réunion)

 

5 .Favoriser la préparation des réunions

L’animateur prend d’abord le temps de prévoir thème, objectif, plan et procédure qu’il propose dans une convocation. Les participants, ensuite, font un effort pour réfléchir aux problèmes soulevés. Une réunion est une mise en commun des préparations de chacun.

 

6 .Favoriser la participation active de tous

Si les personnes présentes sont concernées, c’est se priver d’informations, de réactions, de suggestions, que de ne pas permettre l’expression de chacun en partant de ses problèmes et en faisant ensuite une synthèse.

 

7 .Introduire de la rigueur dans le travail

- en favorisant l’exactitude pour commencer et finir la réunion,

- en prévoyant les moyens nécessaires : sièges, tables….

 

8. Eliminer tout contact avec l’extérieur

C’est toujours perturbant quand, au cours d’une réunion, un participant est appelé au téléphone ou que l’on sollicite son avis pour régler un problème extérieur. Une règle devrait être admise : refuser toute intrusion pendant la durée de la réunion. L’expérience prouve que l’on peut s’habituer à travailler de cette façon en incitant chaque participant à indiquer l’heure de la fin de la réunion, moment où l’on pourra le déranger.

 

 

 

 

 

V .La menée de la réunion

 

Avant la réunion

·         Cerner le public,

·         Connaître l’ordre du jour,

·         Fixer les objectifs de la réunion,

·         Préparer le déroulement de la réunion :

§  présentation générale du sujet,

§  points importants à soulever,

§  documentation éventuelle,

·         Prévoir la préparation matérielle :

§  choix et aménagement des locaux,

§  préparation du matériel éventuel, durée de la réunion,

·         Convocation à l’avance avec :

§  ordre du jour,

§  lieu, date et heure,

§  personnes ou groupes concernés,

 

 

Pendant la réunion

Déroulement :

Mise en route :

· Salutations d’usage,

· Présentation des participants,

· Disposition des individus en fonction de leur statuts -rôles,

· Présentation de l’ordre du jour,

· Réception d’ajouts éventuels de l’ordre du jour,

· Etablir les procédures de prises de paroles,

Pendant la réunion :

· Faire respecter le sujet, l’ordre du jour, le plan de travail,

· Faire le point par rapport au plan : signaler au groupe la progression qu’il a effectuée, encourager le groupe à poursuivre,

· Formuler les conclusions intermédiaires : résumer les opinions émises, les positions acquises, les décisions prises, de façon synthétique,

· Synthèse des décisions prises (qui fait quoi, quand, comment ….)

 

L’animation

·         Calmer les bavards, stimuler les silencieux en équilibrant les mouvements de discussion et de réflexion :

                - l’utilisation du tableau permet des silences, établit un rythme dans l’évolution de   la discussion,

               - une pause permet aux bavards de se laisser aller et aux silencieux de réfléchir,

·         Tenir compte de la particularité des uns et des autres,

·         Etre à l’écoute de l’ensemble du groupe,

·         Surveiller les tensions éventuelles pour resituer, dédramatiser,

·         Rechercher les points d’accord, le consensus.

 

 

 

 

Après la réunion

 

·         Rédaction du compte rendu

·         Diffusion,

·         Classement,

·         Quelques questions à se poser :

                        - les personnes invitées étaient-elles présentes ? Si non pourquoi ?

                        - l’objectif de la réunion a t-il été atteint ?si non pourquoi ?

                        - quelles ont été les difficultés rencontrées dans l’animation de la réunion ?               Comment  y remédier pour celles à venir ?

·         Contrôle des actions décidées en réunion.

 

 

V. La rédaction du compte rendu

 

Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif. Il  sert à rendre compte de faits, ou d’événements que le rédacteur a pu constater, ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a été mêlé. Le rédacteur  doit rapporter les faits objectivement et sans prendre parti, sans les interpréter, sans formuler de conclusion personnelle. Le compte rendu doit être précis, exact, détaillé, autant que nécessaire et complet. C’est donc un document d’information.

Il faut noter qu’il existe deux types de compte rendu : le compte rendu in extenso et le compte rendu analytique.

Le compte rendu in extenso ou compte rendu intégral tend à disparaitre. Le compte rendu analytique est le plus prisé dans les entreprises. Il est bref et ne tient compte que des éléments essentiels de la réunion.

La présentation du compte rendu n’est pas réglementée .Cependant, il doit y figurer :

       · Le lieu de la réunion, la date, l’ordre du jour, l’heure de début et de fin de réunion,

       · Les objectifs de la réunion,

       · Les amendements éventuels à l’ordre du jour,

       · Le développement des points de l’ordre du jour :

          - Le contenu des débats avec : noms des intervenants, points d’accords et de désaccords,

          - Les décisions prises et conditions dans lesquels elles ont été adoptées (vote, à l’unanimité, après consensus…),

         - Les responsabilités de chacun,

         - Les points laissés à la réflexion qui devront être repris à la prochaine réunion.

      · La date de la prochaine réunion, lieu, heure et ordre du jour.

·         La date de rédaction et le nom du rédacteur

 

La rédaction d’un compte rendu de réunion est primordiale pour l’avancée d’une équipe de travail. Il permettra de contrôler l’avancée du travail mais aussi de repérer ce qui se joue comme relations entre ses membres. La qualité de la transcription des débats permettra à l’animateur de mieux connaître les personnes avec lesquelles il travaille et pourra donc améliorer l’animation de ses réunions.

   

 

Exemple de compte rendu de réunion

          

UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP

 ………………………………………                                                             N°   …….                                                                                                                                                                                             

ECOLESUPERIEURE POLYTECHNIQUE                                                Dakar, le…..

……………………………………….

 

 

Camp Claudel Tél : 33 824 22 22

BP : 4131 Dakar Fann

Dakar Sénégal

                                                                                                     Compte rendu de la réunion

                                                                                                      Du 19 Janvier 2013

 

  

 

 

Objet : rencontre avec les  prestataires  de service

Etaient présents :

1 -Daouda  KADAM, Directeur

2 -François SEYE, Gestionnaire

3- Souleymane FAYE, professeur

4 -Alphouseyni  SONKO, Prestataire de service

                                                                     Absent : El Hadji SECK

5 -Birane DIA, prestataire de service

6 -Abdoulaye NGUER, professeur

7-Papa Moussa THIAM ;

                        Président de séance : Daouda KADAM

                      Secrétaire de séance : Souleymane FAYE

Ordre du jour :

1- Informations

2- Bilan des Activités

3 -Questions Diverses

            Le Directeur Daouda KADAM a ouvert la séance à 10 h 15 mn. Il a d’abord remercié les participants pour leur présence et salué l’esprit de collaboration qui anime tout un chacun.

 1- Informations

           Abordant ce premier point, le Directeur  a tenu  à livrer des informations utiles parmi celles -ci : la création de deux nouvelles salles de classe, d’un laboratoire et d’un cyberespace pour les étudiants.

           Les intervenants ont unanimement apprécié ces informations et souhaitent leurs réalisations dans le court terme. Monsieur François SEYE, le gestionnaire de l’établissement, après avoir pris la parole à la suite du directeur, a affirmé  que le financement ne va Pa tarder. Les bailleurs de fond sont la Banque Ouest Africaine de Développement et la Banque Mondiale. Le financement est estimé à 28 millions de francs CFA. Certains intervenants comme le professeur Abdoulaye NGUER ont proposé la création d’un comité de suivi.

2-Bilan des activités

           Abordant le deuxième point de l’ordre du jour, le directeur a invité Monsieur SEYE, le gestionnaire, à présenter un rapport  détaillé du bilan des activités.

         La plupart des prestataires de service ont déploré leur mise à l’écart  dans les activités .Ils se sentent étrangers  à la structure et souhaitent une transparence dans la gestion. Monsieur papa Moussa THIA M donnant sont point de vue sur la question, a aussi donné raison aux prestataires de service. Le bilan tout de même, a «été jugé satisfaisant » malgré l’absence de quelques pièces comptables.

3- Questions diverses

        Plusieurs points relatifs à l’organisation et à la qualité des services ont été soulevés.

        Le gestionnaire a évoqué un laxisme du coté  de certains prestataires de service qui n’honorent pas leurs engagement.

Des suggestions ont été retenues :

-Améliorer la qualité des services ;

-Accroitre le nombre de prestataires de service ;

-Commander des foyers lumineux en vue d’assurer l’éclairage.

        L’ordre du jour étant épuisé, le président a fixé la date de la prochaine réunion le 20 Aout. La séance a été levée à 12h15mn.     

 

                                                                                                        Le secrétaire de séance

                                                                                                         Signature

                                                                                                         Souleymane FAYE             

                                                                                                                    

Conclusion

 

Premier outil de communication interne, pratiqué par la quasi-totalité des entreprises, la réunion est l’outil le plus utilisé tout en étant le plus critiqué. Il est constaté qu’un cadre passe plus de la moitié de son temps de travail en réunion et cette part peut s’accroître considérablement selon le type d’activité et la place du cadre dans l’organigramme de l’entreprise. La réunion est l’outil le plus vilipendé en interne et pourtant sa fréquence continue de s’accroître malgré les possibilités offertes par les moyens technologiques comme la téléréunion ou la visioconférence.wadji