PLAN

INTRODUCTION

       I.            DEFINITION ET PRESENTATION

  II.        L’UTILITE DE LA BOITE A IDEE :

A.    A QUOI SERT LA BOITE A IDEES :

B.  SON PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT :

III.        AVANTAGES ET LIMITES

IV.        EXPLICATION PRATIQUE

A.  PHASE DE COLLECTE DES IDEES

B.    PHASE D’EXPLOITATION DES IDEES COLLECTEES

CONCLUSION

Introduction

Une boîte à idées est un système organisé par lequel un salarié d'une entreprise peut, à tout moment, formuler par écrit une idée susceptible d'intéresser sa hiérarchie. Si son idée est retenue et que son application s'avère particulièrement intéressante, il aura droit à une contrepartie selon des règles bien définies. Les boîtes à idées sont associées à l'innovation participative.

Les idées des salariés peuvent être sources d'économies ou d'un renforcement de la compétitivité pour l'entreprise. Il faut encourager les personnes à déposer des idées et récompenser chaque idée donnée, pas uniquement celles qui seront effectivement retenues.

Si la récompense fait toujours plaisir, la démarche participative est souvent désintéressée. Le fait de faire appel aux salariés et d'exploiter réellement les idées est déjà en soit une reconnaissance de leurs compétences. La boîte à idées peut d'ailleurs s'avérer un excellent moyen pour faire remonter les problèmes d'ordre organisationnel ou technique, et par là même de repérer ceux qui ont la capacité à déceler les freins de l'entreprise et à proposer des solutions pour y remédier. C'est un excellent argument sur lequel communiquer pour motiver les salariés à donner des idées.

      I.            DEFINITION ET PRESENTATION

Une boîte à idées est souvent constituée d'un récipient de matière rigide (carton, bois ou métal), destiné à recevoir de petits morceaux de papier, sur lesquels sont inscrits divers messages. Il existe deux types possibles de boîte à idées : physique ou virtuel. La première doit être stratégiquement placée, à la portée de tous. La seconde, trouvera idéalement sa place sur l'Internet. En optant pour un format électronique, la gestion et le traitement des idées peuvent s'en trouver grandement facilités, comme l'archivage d'ailleurs. Mais il faut garder à l'esprit que tout le monde n'est pas équipé d'un ordinateur. Il faut donc noter que le système de gestion des idées est variable d'une entreprise à l'autre et doit s'adapter à la culture, l'environnement, la taille ou les moyens de celle-ci.

   II.            L’UTILITE DE LA BOITE A IDEE :

A.    A QUOI SERT LA BOITE A IDEES :

Une boite à idée est un système organisé par lequel le salarié d’une entreprise peut, a tout moment formuler par écrit une idée susceptible d’intéresser sa hiérarchie. Si son idée est retenue et que son application s’avère particulièrement intéressante il à droit à une contrepartie selon des règles bien définies.

Sa mise en place est très utile pour favoriser l’éclosion d’idées répondant en priorité aux objectifs de l’entreprise, celle-ci pouvant être adaptée ou orienté afin de favoriser l’émergence d’idées répondant aux priorités du moment (sécurité du personnel, amélioration d’un système technique posant de graves problèmes, amélioration de la communication entre services, information de la clientèle, pérennisation du savoir-faire…..).

Les systèmes de boite à idées sont actuellement mis en œuvre  avec succès dans de très nombreux secteurs de l’économie. Chaque entreprise privée (Groupe de taille mondiale, petite ou moyenne entreprise…) grande administration ou service public en possède généralement une. Cette méthode de créativité est de loin la plus ancienne mis en œuvre dans l’industrie et les services et concerne la recherche de toutes les améliorations possibles et imaginables dans un domaine quelconque (produit, service, système technique…) C’est donc une excellente solution permettant aux salariés de faire connaitre individuellement et spontanément leurs idées d’amélioration et de création.

Une boite à idées (encore appelée < système de suggestion>, de < progrès continu >ou <d’innovation participative> possède quatre points forts :

1 - C’est un système d’expression spontané ;

2 - Qui garde une trace écrites des propositions ;

3 – qui oblige l’entreprise à répondre;

4 – et … prévoit des lettres de reconnaissance précises.

Qu’un salarié puisse exprimer spontanément ses idées et proposés ses solutions concrète constitue pour lui quelque chose de très positif et le fait qu’il envisager de voir ses idées valorisées et rémunérées est bien entendu très motivant.

En somme, en décrivant le problème et en proposant une solution, l’auteur est certain que son idée sera étudiée et qu’une réponse lui sera obligatoirement donnée  par écrit.

B.     SON PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT :

Son principe est très simple les propositions émises par le personnel les suggestions sont introduites dans un circuit qui veille à leur devenir. L’innovateur défend son idée sur un support papier <le dossier de suggestion> qui lui procure l’exclusivité de l’étude.

Si son projet aboutit, il est rémunéré. Cette rémunération supplémentaire dénommée selon les entreprises  <gratification> ou <prime> pour suggestion, innovation ou idée est la contrepartie versée à l’auteur d’une suggestion <retenue> présentée dans le cadre de la <boite à idée> de l’entreprise.

III.            AVANTAGES ET LIMITES

a.     Avantage

·         Les idées récupérées dans la boite permettent d’améliorer le fonctionnement de l'entreprise, notamment dans le domaine technique et dans celui de l'organisation du travail, des conditions de travail, de l'information.

·         La boite à idée est un moyens de développer l'intérêt du personnel pour son travail, d'encourager ses initiatives, de développer sa créativité.

·         Moyen d'information ascendante sur les points précédents.

·         La boite à idée permet au personnel de s’exprimer donc elle constitue un moyen d'expression pour les salariés.

·         Elle permet une meilleure insertion du salarié dans son milieu de travail.

·         La boite à idée fait appel à une responsabilité de chacun et à l'émulation.

b.    Les Limites

·         Du point de vue technique la boite à idée Peut donner l'impression d'un désaveu de la voie hiérarchique et du service des méthodes

·         Appel à l'émulation purement individuelle.

·          Nombre infime de suggestions s'il n'existe pas un système de primes incitatif

c.     Conseils Ou Suggestions

Pour que la boite à idée puisse être efficace nous vous proposons ci-après quelques conseils pratiques :

·         Il faut informer largement le personnel de son existence par affichage, explications et rappels dans le journal d'entreprise et dans le livret d'accueil.

·         Il faut réduire le plus possible le délai d'examen et d'étude des suggestions.

·          Il faut donner toujours une réponse aux intéressés, même si on ne retient pas leurs suggestions.

IV.            EXPLICATION PRATIQUE

L'utilisation d'une boîte à idées se déroule en deux phases : d'abord la collecte des idées proprement dites, ensuite, l'exploitation de celles-ci. Les meilleures idées verront des rétributions.

            A.        Phase de collecte des idées

Chaque salarié (ou un groupe de 2 ou 3) peut déposer à tout moment une idée de création ou d’amélioration, dans l’un des domaines suivant : relation client, relation fournisseur, conditions de travail, prévention des risques, climat de travail, relations avec la hiérarchie, procédures de fabrication, procédures de gestion… La boite à idées ne doit être en aucun cas un lieu d’expression de problèmes mais un lieu d’expression de solutions.

          B     Phase d’exploitation des idées collectées

·           La centralisation les idées : L’assistant se charge de classer les idées et les distribuer ensuite aux personnes concernées en fonction des domaines.

·           Les sélectionner puis les exploiter : Ces personnes vont étudier l’intérêt et la faisabilité de chaque idée, les prolongements ou recoupements...

Les idées recherchées peuvent sommairement se répartir au sein de 3 grandes catégories :

·          Idées locales, en général associées à des investissements faibles ou nuls

·           Idées transversales, nécessitant l'intervention de plusieurs entités internes et un processus d'incubation

·           Idées stratégiques, en général associées à des investissements lourds ou à des décisions qui engagent l'essence même de l'organisation. Plus que le recueil des idées, l’entreprise doit anticiper le traitement et se poser la question de l’évaluation des contributions, afin d’affecter des priorités aux contributions et ne pas se laisser noyer sous le flot. Elle veillera donc à définir au préalable le ou les circuits de décision suivant la nature des idées, le ou les décisionnaires, la partie de l'organisation concernée, l'investissement requis, etc. afin de faciliter le processus de décision.

Exemple : http://www.la-banque-nouvelle-definition.fr/boite-a-idees/

D’autres exemple : voir présentation

CONCLUSION